Thực ra thì với cách nói “lập kế hoạch làm việc” nghe có vẻ hơi rộng. Công thức này chủ yếu giúp bạn tự đưa ra quyết định và trả lời cho chính bản thân mình nên hay không nên thực hiện một công việc hay một dự án nào đó.
Công thức 5W-2H là viết tắt của 07 từ Why, What, Who, When, Where, How, How much. Bạn có thể xem hình minh hoạ bên dưới cho dễ hiểu.
5W là gì?
Why
Điều đầu tiên bạn phải tự trả lời được “Vì sao bạn lại muốn làm điều này, làm điều này sẽ mang lại gì cho bạn? Vì sao bạn lại làm cái này mà không phải cái khác?”. Đây có thể xem như một yếu tố rất quan trọng, câu trả lời của câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định được là có nên làm điều này hay không. Và đây cũng chính là động lực, là mục tiêu để bạn phấn đấu, quyết tâm thực hiện việc mà bạn muốn làm.
What
Khi đã xác định được mục tiêu và quyết tâm làm việc mà bạn muốn. Việc tiếp theo là bạn cần phải xác định được: “Bạn đang có những gì trong tay? Bạn sẽ cần những gì để thực hiện việc này? Và bạn sẽ cần làm những gì? Việc tiếp theo sẽ là gì?” Những câu hỏi này sẽ giúp bạn hoạch định được các bước cần thực hiện công việc của bạn.
Who
Bạn làm một mình hay ai sẽ làm cùng bạn? Những người làm cùng bạn có phù hợp không? Họ sẽ đảm nhiệm vai trò gì? Đây là những câu hỏi giúp bạn hình thành đội ngũ làm việc cho mình, có thể chỉ mình bạn làm thôi, hoặc có thể là một nhóm. Dù sao đi nữa thì việc xác định nguồn nhân sự cũng là rất cần thiết trong việc hoạch định kế hoạch làm việc.
When
Khi nào thì bắt đầu thực hiện công việc này? Dự kiến khi nào thì hoàn thành? Thời điểm nào để bắt đầu cho từng công việc mà bạn đã hoạch định ra? Những thông tin này sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian, tiến độ cho công việc của bạn. Và bạn đừng băn khoăn vì không thể xác định chính xác thời gian nhé, đó là điều không thể. Bạn chỉ cần lên mốc thời gian áng chừng là được rồi, nhưng hãy đảm bảo thực hiện đúng thời gian bạn nhé.
Where
Việc bạn muốn làm sẽ được thực hiện ở đâu? Không gian làm việc thế nào? Yếu tố này sẽ giúp bạn xác định được môi trường làm việc phù hợp cho kế hoạch của bạn để đạt được năng suất tốt nhất.
2H là gì?
How
Những câu hỏi về How nên được đặt ra sau khi đã trả lời được 5 câu hỏi ở trên. Đối với câu hỏi này, bạn cần xác định: “Công việc này sẽ được thực hiện như thế nào? Có những cách thức hay phương pháp nào để thực hiện công việc? Phương pháp nào sẽ đem lại kết quả tốt nhất?” Đối với những câu hỏi này, sẽ giúp bạn hoạch định ra được một kế hoạch cụ thể cho công việc mà bạn muốn làm. Đến bước này thì bạn nên hoạch định kế hoạch cho mình thật chi tiết.
How much
Cuối cùng là bạn cần xác định tài nguyên, chi phí để thực hiện công việc này. Bạn sẽ cần xác định số vốn sẽ bỏ ra bao nhiêu để thực hiện công việc. Hoặc những tài nguyên nào sẽ được sử dụng trong kế hoạch công việc này. Đây là chữ H cuối cùng, cũng rất quan trọng để xác định khả năng thực hiện công việc như thế nào.
Tổng kết
Đây là một công thức cơ bản và dễ áp dụng để bạn có thể tự hoạch định kế hoạch làm việc cho mình. Không nhất thiết phải là những việc “đao to búa lớn” thì mới áp dụng công thức này. Bạn hãy bắt đầu bằng công việc hàng ngày mà bạn hay làm chẳng hạn. Đây không hẳn là công thức tối ưu, nhưng nó rất cơ bản và dễ áp dụng cho mọi người. Vì vậy hãy tập cho mình một thói quen lên kế hoạch để công việc của bạn thực hiện một cách tốt nhất bạn nhé.
Đây là một công thức cơ bản và dễ áp dụng để bạn có thể tự hoạch định kế hoạch làm việc cho mình. Không nhất thiết phải là những việc “đao to búa lớn” thì mới áp dụng công thức này. Bạn hãy bắt đầu bằng công việc hàng ngày mà bạn hay làm chẳng hạn. Đây không hẳn là công thức tối ưu, nhưng nó rất cơ bản và dễ áp dụng cho mọi người. Vì vậy hãy tập cho mình một thói quen lên kế hoạch để công việc của bạn thực hiện một cách tốt nhất bạn nhé.
( Sưu Tầm )
